Las comunidades de propietarios no son sociedades mercantiles, pero sí gestionan dinero, contratos y gastos comunes que afectan al conjunto de vecinos. Por ello, la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) establece obligaciones contables y de rendición de cuentas que garantizan la transparencia y el control en la gestión.
En este artículo encontrarás qué exige la normativa, qué documentación debe llevarse al día y cómo evitar problemas legales y vecinales.
Marco legal de la contabilidad en comunidades de propietarios
Aunque las comunidades de propietarios no están obligadas a llevar una contabilidad mercantil al estilo de una empresa, sí deben cumplir con:
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Artículo 13 LPH: designación de presidente, secretario y administrador (o administrador-secretario).
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Artículo 14 LPH: obligación de aprobar en junta el presupuesto anual de gastos e ingresos.
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Artículo 20 LPH: el administrador debe velar por el buen régimen de la casa, preparar el plan de gastos, atender a la conservación y llevar la contabilidad.
Esto implica que, aunque no exista un libro oficial de contabilidad como en las sociedades, sí es obligatorio llevar una contabilidad clara y documentada de ingresos y gastos de la comunidad.
Documentación contable básica que debe llevar una CCPP
La comunidad debe conservar, al menos, la siguiente documentación:
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Libro de actas (obligatorio y diligenciado en el Registro de la Propiedad).
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Libro de cuentas o extracto contable con todos los ingresos y gastos.
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Presupuesto anual aprobado en junta.
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Relación de propietarios y sus cuotas de participación.
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Facturas y justificantes de pago.
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Recibos de cuotas emitidos y cobros efectuados.
Aunque no se exige contabilidad empresarial, sí se requiere un sistema organizado que permita a cualquier propietario revisar la gestión y detectar irregularidades.
Obligaciones fiscales relacionadas con la contabilidad
Las comunidades, en principio, no tributan por el Impuesto de Sociedades, pero sí tienen obligaciones fiscales que deben quedar reflejadas en su gestión contable:
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Modelo 347: declaración anual de operaciones con terceros si superan 3.005,06 € al año.
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Retenciones del IRPF: si la comunidad contrata empleados (portero, conserje, jardinero) o servicios profesionales (abogados, administradores), debe practicar retenciones e ingresarlas en Hacienda.
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IVA: en general, la comunidad no repercute ni soporta IVA como sujeto pasivo, salvo casos concretos de actividades económicas (p. ej., alquiler de espacios comunes).
Importancia de la transparencia contable en la comunidad
Una contabilidad clara no solo cumple con la ley, también evita conflictos vecinales. La falta de transparencia puede derivar en:
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Impugnaciones de acuerdos en junta.
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Responsabilidad personal del administrador o del presidente.
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Pérdida de confianza y aumento de la morosidad.
Por el contrario, una buena gestión contable facilita el control de gastos, el cobro de cuotas y la planificación de obras o mejoras.
Buenas prácticas recomendadas
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Presentar informes periódicos de ingresos y gastos a los vecinos.
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Utilizar software de gestión de comunidades para registrar movimientos.
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Guardar facturas y justificantes al menos durante 5 años.
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Contratar a un administrador de fincas colegiado para asegurar el cumplimiento legal.
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Facilitar a los propietarios el acceso a la documentación cuando lo soliciten.
Conclusión
Las comunidades de propietarios no están sometidas a las mismas obligaciones contables que una empresa, pero sí deben cumplir con una gestión económica transparente, documentada y ajustada a la LPH.
Contar con un buen sistema contable y con la ayuda de un administrador especializado es la mejor forma de evitar problemas legales y garantizar la convivencia.